Toimeksianto

Opintokeskukset ry:n Ostu-työryhmän perustaman opintorekisterityöryhmän tavoitteena oli selvittää opintokeskusten mahdollisuuksia hankkia yhteinen järjestelmä Koski-prosessin (omaan opintopolkuun tallennettavat opintosuoritukset) sekä erilaisten kurssien ja koulutustoiminnan hallinnointia varten. Lisäksi tavoitteena oli tehdä hankintaa tekeville opintokeskuksille hankinta-asiakirjat sekä olla mukana järjestelmän kehitysprojektissa.

Mitä tehtiin

Selvitystä varten toteutettiin Koski-kursseille osallistuneille kohdennettu sähköinen kysely, lähestyttiin potentiaalisia palveluntarjoajia eri järjestelmien koekäyttöä ajatellen sekä toteutettiin kouluttajille suunnattuja käytettävyyden arviointeja koekäyttöön saatujen järjestelmien avulla ja työpaja.

Lopputulos

Selvitystyöstä tehtiin raportti, johon koottiin kyselyn, käytettävyyden arviointien ja työpajan tuotokset. Niiden pohjalta tehtiin alustavat hankinta-asiakirjat, joiden pohjalta hankintaa tekevät opintokeskukset kävivät keskustelua hankinnasta.

Jatkotoimet

Hankintaa tekevien opintokeskusten osalta toteutettiin vielä erillinen tarvekartoitus, jossa toisen opintokeskuksen osalta haastateltiin jäsenjärjestöjen henkilöstöä (Koski-prosessi) sekä toteutettiin henkilöstölle työpaja. Lisäksi erilaisia työprosesseja käytiin läpi yksittäisten työntekijöiden/vastuuhenkilöiden kanssa. Tarvekartoituksessa kerätyn tiedon pohjalta päivitettiin hankinta-asiakirjat ja lähetettiin tarjouspyynnöt.

Oma rooli

Tässä projektissa toimin tiimin valitsemana projektin vetäjänä. Käytännössä se tarkoitti palaverien suunnittelua ja vetämistä, Howspaceen kerätyn aineiston hallintaa, toimenpiteiden suunnittelua ja toteutusta sekä alustavien hankinta-asiakirjojen koontia. Tässä kaikessa tiimi oli taustatukena.